توصیه نامه چیست؟

زمانی که در جستجوی شغل جدیدی هستید، بسیار مهم است ویژگی‌هایی داشته باشید که شما را از سایر درخواست دهندگان برای آن موقعیت شغلی متمایز سازد. مدرک تحصیلی خوب، تجربه کافی در زمینه کاری مورد نظر و یک توصیه نامه اولین قدم در راه رسیدن به شغل رویایی شما خواهد بود. اگر قصد دارید شانس مصاحبه و استخدام خود را افزایش داده و تاثیر خوبی بر روی ذهن افراد بگذارید، ارائه یک توصیه نامه بسیار به شما در این راه کمک خواهد کرد. در ادامه همراه ما باشید تا به معرفی توصیه نامه و اهمیت آن بپردازیم.

توصیه نامه چیست؟

توصیه نامه یا ریکامندیشن لتر سند یا برگه‌ای است که در مورد شایستگی حرفه‌ای و توانایی‌های کاری یک فرد گزارش مثبت داده تا این افراد را برای یک موقعیت شغلی یا تحصیلی خاص معرفی کنند. در بسیاری از موقعیت های شغلی ارائه توصیه نامه ضروری نیست اما اگر یک توصیه نامه را به درخواست خود ضمیمه کنید، بدون شک شانس شما برای کسب آن عنوان شغلی افزایش خواهد یافت. به عنوان یک منبع معتبر و بی طرف، توصیه نامه‌ها اطلاعاتی در مورد روش و کیفیت کار شما به خواننده می‌دهد تا تصمیم گیری راحت‌تری داشته باشد.

تفاوت بین توصیه نامه و معرفی نامه

شاید تصور کنید که توصیه نامه فرقی با معرفی نامه نداشته و هر دو از یک ساختار پیروری می‌کنند اما در حقیقت اینگونه نیست. توصیه نامه مستقیما خطاب به یک فرد یا سازمان نوشته شده و مخاطب نامه در آن مشخص است اما در معرفی نامه بدین شکل نیست. این معرفی نامه به خود دانشجو یا متقاضی کار تحویل داده شده و حتی می‌تواند از آن در برنامه‌های آینده خود هم استفاده کند اما توصیه نامه مستقیما به دست مخاطب خاص رسیده و قابل استفاده مجدد نخواهد بود. توصیه نامه صرفا برای یک موقعیت شغلی یا تحصیلی مشخص نوشته شده و هدف آن مشخص است؛ به طور مثال بر روی مهارت‌هایی تاکید دارد که در شغل جدید بسیار مفید خواهند بود.

چه زمانی باید توصیه نامه را در درخواست شغلی یا تحصیلی خود جای دهم؟

توصیه نامه‌ها فرصتی عالی برای شروع کار جدید یا تغییر شغل است که باعث می‌شود تقاضای شما در طول فرآیند استخدام نسبت به بقیه اولویت پیدا کند. این توصیه نامه‌ها برای کاراموزان هم مفید خواهد بود زیرا می‌توانند نقاط قوت شخصی خود را نشان داده و شانس استخدام بیشتری پیدا کنند. شخصی که توصیه نامه را برای شما می‌نویسد، باید به صورت رسمی و بر طبق حقایق متن را تکمیل کند تا شخصی که آن را می‌خواند، بتواند به توصیه نامه اعتماد کند. علاوه بر آن شخصی که توصیه نامه را می‌نویسد، باید از یک موقعیت بالا برخوردار باشد تا بتواند حاصل ارزیابی عملکرد و مهارت‌های شما را به بهترین شکل بازگو نماید؛ بر این اساس سرپرست یا مدیر مجموعه بهترین انتخاب خواهد بود. یک همکار که هر روز استراحت ناهار خود را با او می‌گذرانید شخص مناسبی برای گرفتن توصیه نامه نخواهد بود. به طور کلی هر چه مقام و شهرت شخص بالاتر باشد، توصیه نامه مفیدتر خواهد بود.

توصیه نامه برای چه کسانی مناسب است؟

توصیه نام برای درخواست همه موقعیت‌های شغلی، دوره‌های تحصیلی (لیسانس یا فوق لیسانس)، کرسی‌های استادی، مهارت‌های تحصیلی یا بورسیه مناسب هستند. آن‌ها به کارفرمایان آینده یا دارندگان صندلی این فرصت را می‌دهند تا از مدیران تیم یا اساتید در مورد عملکرد شغلی، توانایی‌ها و مهارت‌های متقاضیان مطلع شوند. به این ترتیب کارفرمایان یا اساتید می‌توانند صلاحیت‌، زمینه فعالیت و مهارت‌های مشخص شده در درخواست را با هم مقایسه کرده و در نتیجه تصویری کامل از متقاضی دریافت کنند.

چه کسی می‌تواند توصیه نامه را تکمیل کند؟

اصولاً هر شخصی حق دارد این کار را انجام دهد با این حال، باید مراقب بود که صادرکننده در موقعیت حرفه‌ای بالاتری نسبت به گیرنده توصیه نامه باشد. هرچه موقعیت حرفه‌ای آن فرد بالاتر باشد، ارزش تخصیص یافته به نامه بیشتر خواهد بود. نویسندگان توصیه نامه می‌توانند به عنوان مثال، مافوق، مدرس، معلم، استاد یا مربی باشند. فریلنسرها می‌توانند از مشتریان خود برای این کار کمک بگیرند.

اینکه کدام یک از افراد اطراف شما برای ارسال این نامه مناسب است بستگی به وضعیت شخصی، روابط کاری و برنامه‌های شغلی آینده دارد. بسته به موقعیت، افراد زیر را می‌توان به عنوان ارائه‌دهندگان توصیه نامه در نظر گرفت:

دانشجویان: مدرسان، سرپرستان دوره‌های کارآموزی یا مشاغل پاره وقت
کارآموزان: سرپرستان کارآموزی
دانش آموز: معلم
تغییر دهندگان شغل: سرپرستان سابق
قبل از استفاده از توصیه نامه، باید از منبع خود بپرسید که می‌توانید از آن برای معرفی خود به سایر شرکت‌ها استفاده کنید یا خیر. ممکن است کارفرمای جدید شما برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد مهارت‌های شغلی شما با آن شخص تماس بگیرد. اجازه تماس باید به صورت کتبی به معرفی نامه اضافه شود زیرا می‌تواند یک مزیت بزرگ باشد.

نمونه توصیه نامه برای آشنایی بیشتر

برای اینکه با متن نوشته شده در درخواست توصیه نامه آشنا شوید، در ادامه چند مثال را بررسی می‌کنیم تا متوجه شوید باید دقیقا چه نکاتی در آن درج شود و چگونه باید درخواست خود را به افرادی با موقعیت بالاتر بیان کنید.

نمونه 1 : درخواست از کارفرما

” آقای ماسترمن عزیز،

من سال‌هاست که در بخش … این شرکت کار کرده و کار کردن در این محیط را دلپذیر می‌دانم. اکنون می‌خواهم به صورت حرفه‌ای پیشرفت کرده و تجربیات جدیدی در زمینه … کسب کنم. از همکاری و حمایت عالی شما تشکر می‌کنم. از آنجایی که شما بهترین قاضی در مورد تجربه و مهارت‌های من هستید، بسیار سپاسگزار خواهم بود اگر یک توصیه نام برای پیشرفت بیشتر من ارسال کنید.

با احترام

ماریا مولر”

نمونه 1 : درخواست از استاد

“پروفسور ماسترمن عزیز،

بعد از اینکه شما من را در پایان نامه کارشناسی راهنمایی کردید، در شرف اتمام تحصیل هستم؛ بنابراین می‌خواهم برای یک موقعیت شغلی درخواست دهم تا تجربیات کاری داشته باشم. از آنجایی که شما در چارچوب پایان نامه کارشناسی با مهارت‌های من آشنایی پیدا کرده‌اید، امیدوارم با صدور یک توصیه نامه از شروع کار من حمایت کنید. خوشحال می‌شوم در یک جلسه شخصی در مورد جزئیات بیشتر با شما صحبت کنم.

با احترام

ماریا مولر ”

ساختار یک توصیه نامه

توصیه نامه به شکلی خلاصه به توصیف ویژگی‌های شخصیتی و مهارت‌ کاری فرد خواهد پرداخت. به منظور تأکید بر ارزیابی صحیح شخصیتی این نامه‌ها همیشه به صورت اول شخص از سمت کارفرما یا استاد نوشته می‌شوند. برخی از اطلاعاتی که نباید به هیچ وجه از نامه حذف شوند عبارتند از:

محتوای سربرگ: نام صادر کننده، شرکت، موسسه، آدرس پستی شرکت، شماره، تلفن در صورت وجود هرگونه سوال، مکان و روز نمایشگاه
مقدمه: معرفی نویسنده توصیه نامه و ارتباط با متقاضی، پیشینه صدور سند (به طور مثال پایان کار)
بخش اصلی توصیه نامه شامل: فعالیت‌ها و وظایف قبلی، مدارک تحصیلی (تحصیلات کارشناسی، کارشناسی ارشد)، گواهینامه دوره های آموزشی،موفقیت ها و پروژه های خاص در دوره اشتغال، کارآموزی و …
بخش دوم توصیه نامه: تجربیات مثبت از کار با هم ، نگرش کاری، تعامل اجتماعی و مهارت های نرم ، بازخورد مثبت از همکاران، مشتریان و سرپرستان
پایان توصیه نامه

می‌توان چند توصیه نامه را در درخواست خود قرار داد؟

بله. اگر سابقه کار در چندین شرکت یا زمینه کاری مختلفی را داشته و تمامی آن‌ها می‌توانند برای فرصت شغلی جدید شما مناسب باشند، می‌توانید با درخواست خود بیش از یک توصیه نامه ضمیمه کنید. افراط در این زمینه هم انتخاب خوبی نخواهد بود چون نتیجه عکس خواهد گذاشت. معمولا بین دو الی سه توصیه نامه می‌تواند نشان دهد که شما بیش از یک نفر با تحت تاثیر قرار داده و آن‌ها مهارت‌های کاری شما را تایید می‌کنند.

نمونه متن اصلی توصیه نامه 1

“بین دی 1397 تا مهر 1400، آقای تهرانی به عنوان دستیار در بخش X برای من کار می‌کرد و همیشه وظایف خود را با تعهد بسیار و با رضایت زیاد انجام می‌داد. او یک کارمند بسیار مسئولیت پذیر است که از طریق مدرک Y خود تجربه زیادی دارد. به لطف سال‌ها تجربه کاری و آموزش بیشتر در X، آقای تهرانی سطح بالایی از مهارت‌ها را نشان می‌دهد که می‌تواند در موقعیت شغلی جدید بدرخشد. او همچنان در بین مشتریان ما از شهرت بسیار خوبی برخوردار است زیرا حتی در شرایط سخت نیز همیشه به عنوان یک حل کننده مشکل بوده است.

از سمت استاد

“در دوره‌های من، آقای تهرانی همیشه وظایف خود را با بیشترین تعهد انجام داده و طرز تفکر جالب او باعث بالا بودن درک عمیق وی نسبت به مسائل این زمینه کاری است. آثاری که زیر نظر من خلق می‌شوند گواه خلاقیت و شایستگی حرفه‌ای هستند به طوری که حتی موضوعات و گفتمان‌های سخت هم برای او مشکلی ایجاد نمی‌کند”

از زبان یک مربی

“از همان ابتدا خانم تهرانی با درجه بالایی از تعهد و دقت بالای خود شناخته می‌شد. علاوه بر این او نه تنها با ابتکار خود درخشید، بلکه با توانایی خود در کار تیمی و با تمایل کمک به سایر افراد، تاثیر بسیار مثبتی بر روی تیم ما بر جای گذاشت. او همچنین پذیرای پیشنهادات و انتقادات بوده و همیشه مایل به یادگیری است”

از یک مافوق

“علاوه بر مهارت‌های حرفه‌ای عالی، آقای تهرانی با رفتار دوستانه و قابل اعتماد خود در برخورد با همکاران و مشتریان شناخته شده است. به دلیل کمک و توانایی او در کار تیمی، در دانشگاه بسیار محبوب بوده و همکاری با او همیشه بدون پیچیدگی و به دور از هر گونه مشکلی است؛ بنابراین فکر می‌کنم او برای هر شغلی در XYZ گزینه‌ای عالی است و او را برای شغلی با این ماهیت توصیه می‌کنم”

از زبان یک استاد

“در سطح انسانی، آقای تهرانی دانشجوی مستقل و مسئولیت پذیری است که همیشه با انگیزه و اخلاق خوب خود شناخته می‌شود؛ به همین دلیل در بین اساتید و کارمندان از شهرت بسیار خوبی برخوردار است که این امر در عملکرد و نمرات عالی وی نمایان است. آقای تهرانی علاوه بر صلاحیت‌های حرفه‌ای عالی، رفتار دوستانه‌ای با دانش‌آموزان و کادر آموزشی نیز دارد”

در این چند مثال متن اصلی توصیه نامه را بررسی کردیم و در این بخش قصد داریم یک نمونه کامل را بررسی کنیم تا با کلیت آن آشنا شوید.

To,

Darwin Robin

HR Manager Tribute Enterprises Limited

Buckingham

16th May 2014

Subject: Personal letter of recommendation

موضوع: توصیه نامه شخصی

Respected Sir,

I, Steve hanks, sales manager of Dreams Enterprises Limited, am writing this letter to personally recommend Mr. Harry Bob for the job post of sales executive at Tribute Enterprises Limited. With this letter, I would like to bring to your kind notice that I have personally known him for the last 5 years and he has worked under my immediate supervision with utmost sincerity and dedication.

من، استیو هنکس، مدیر فروش Dreams Enterprises Limited، این نامه را می‌نویسم تا شخصاً آقای هری باب را برای سمت شغلی مدیر فروش در Tribute Enterprises Limited توصیه کنم. با این نامه به اطلاع شما می‌رسانم که در 5 سال گذشته شخصاً ایشان را می‌شناسم و ایشان با نهایت صمیمیت و فداکاری تحت نظارت من کار کرده‌اند.

Mr. Harry was always appreciated for his patience, regularity and sincerity towards his work. All through his employment at Dreams Enterprises Limited, he has worked to ensure success and growth of the sales department. He is flexible when it comes to working with the rotational shifts, has good communicational skills and problem solving abilities, and possesses demonstrative abilities to execute effective sales measures and plans.

I am confident that Mr. Harry would prove to be a positive addition to your esteemed company and I have no hesitations in recommending him for the said post. If you need any other details regarding the recommendation, please feel free to contact me on 5949594

آقای هری همیشه به خاطر صبر، منظم بودن و صداقتش نسبت به کارش مورد قدردانی قرار می‌گرفت. او در تمام مدت استخدام در Dreams Enterprises Limited برای تضمین موفقیت و رشد بخش فروش تلاش کرده است. او هنگام کار با شیفت های چرخشی انعطاف پذیر است، مهارت های ارتباطی و توانایی حل مسئله خوبی دارد و دارای توانایی برای اجرای اقدامات و برنامه‌های فروش موثر است.

من مطمئن هستم که آقای هری ثابت می‌کند که شخص مثبتی برای شرکت شما خواهد بود و هیچ تردیدی در پیشنهاد او برای پست مذکور ندارم. اگر به جزئیات دیگری در مورد توصیه نیاز دارید، لطفاً با شماره 5949594 با من تماس بگیرید.

.Thanking you

,Sincerely

Steve Hanks

Sales Manager

با تشکر از شما

استیو هنکس

مدیر فروش

نمونه توصیه نامه معلم